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电子邮件是最流行的专业沟通形式。 超过 3000 亿封电子邮件 每天都会被送到各地。 如今，人们经常会收到数百封需要数小时才能处理的电子邮件。
当我们淹没在电子邮件中时，没有什么比收到没有明确目的的冗长消息更让我们烦恼的了。 如果您希望及时阅读和回复您的电子邮件，您需要知道如何撰写更好的电子邮件并避免常见的电子邮件错误。
电子邮件写作的基础知识是什么？
具有良好电子邮件写作技巧的人不一定是有才华的作家。 他们只需遵循一些电子邮件礼仪提示和指南，并在说之前先考虑一下自己想说的内容。
以下是有效电子邮件的五个基本组成部分：
- 描述性和更新的主题行。 电子邮件线程可能很快就会偏离原始主题。 让每个人都参与进来对于确保主题行与正在讨论的主题保持同步非常重要。
- 结构清晰。 乍一看，您的电子邮件应该看起来可以在几秒钟内处理完毕。 确保格式和样式一致。 从目的（对于新电子邮件）或上一个问题的答案开始。 添加新信息。 以问题或确认结束。
- 短段落。 与小说不同，电子邮件中的段落不应超过两句话。 理想情况下是一个。 首先写下主要句子，如有必要，请在下面的句子中添加附加信息。
- 号召性用语。 每封电子邮件都必须包含号召性用语或确认信息。 请明确点。 要求某人在特定日期之前做某事。 或者说你将在某个日期之前完成某件事。
- 联系信息。 如果与您交谈的人知道如何通过其他方式联系您，将会很有帮助。 签名您的姓名、职务、电子邮件地址、电话号码和邮政地址。 请勿添加任何其他信息（例如徽标或引号）。
虽然撰写有效电子邮件的方法有无数种，但这里有一种 example 请按照上面的指南操作：
主题：8 月 17 日星期四团队办公室清洁
你好莎拉，
8 月 17 日星期四上午 10 点，所有团队将聚在一起打扫办公室。
每个团队负责自己的区域，整理办公桌、给植物浇水、倒垃圾等。提供所有必要的清洁用品。
今天请告诉我您的团队中有多少人会参加。
非常感谢，
杰夫·阿特沃特 | Office 经理
[email protected] | 411-1111-1111
15-300 Burrard St, 路易斯维尔, KY
如何提高电子邮件写作技巧
一旦您的电子邮件具备了基本的五部分结构，您可能仍然想知道如何提高您的实际写作技巧。
让我们讨论一下您可能想要练习的一些技能以及一些可以帮助您更快实现目标的应用程序。
想的比写的多
如果您在考虑电子邮件的内容之前就开始写作，那么您可能会添加很多不必要的信息。
如果您逐段考虑要包含哪些内容以及要保留哪些内容，则可以使电子邮件简短扼要。
一开始停下来思考电子邮件可能会感觉不自然，但经过足够的练习，它会成为第二天性，你的电子邮件只会变得更好。
校对您的电子邮件以确保清晰度和语法
在发送电子邮件之前，必须仔细检查电子邮件的清晰度、拼写错误、语法和风格。 如果您没有发现很多错误，请尝试大声阅读电子邮件 – 这样就很难跳过单词和短语。
另外，利用人工智能的力量来帮助您。 Plus 等人工智能应用程序可以立即准确地校对您的电子邮件。
Plus 是一款适用于任何应用程序的人工智能写作助手。 只需打开命令界面并要求他们总结、解释、翻译或校对您的文本即可。 使用 Plus 无需分心，结果立即可见。 如果您想检查电子邮件是否有拼写错误，这是完美的解决方案。
使用 AI 助手撰写电子邮件
如果您每天必须编写数十或数百封电子邮件，手动执行将不可避免地导致质量下降。 这就是人工智能电子邮件撰写助手真正发挥作用的地方。 它们可以为您提供一个即时的基础，在此基础上建立和磨练您的电子邮件写作技能，让您花更少的时间撰写每封电子邮件。
现在有很多人工智能写作应用程序可供使用。 ChatGPT 是最著名的之一。 它有一个基于聊天的界面，您可以要求它编写从口号到脚本的任何内容。
另一个流行的工具是 GrammarlyGO，它基于无处不在的 Grammarly 浏览器扩展。 Grammarly 用于检查您的写作风格和拼写，而 GrammarlyGO 可以生成任何类型的文本，从电子邮件到演示笔记再到虚构故事。
然而，我们最喜欢的人工智能写作应用程序是 Elephas。
埃莱法斯是一个 Mac 和 iOS 将一劳永逸地改变您写作方式的应用程序。 您可以根据自己的文档和数据训练 Elephas，然后在任何应用程序中生成文本，从电子邮件客户端到 Microsoft Word。
借助 Elephas，您可以编写引人入胜的主题行和清晰的文案、产生引人入胜的想法并校对任何文档。
另一个有趣的写作工具是金丝雀邮件。
Canary Mail 是一款功能齐全的电子邮件客户端，在不牺牲性能的情况下重视效率、隐私和极简主义。 它会突出显示对您来说很重要的电子邮件，允许您委托或重新安排它们，取消订阅时事通讯，并建议您捆绑您的操作。
Canary Mail 的最佳功能是 Copilot。 撰写电子邮件时，您可以单击“Copilot”，它会根据您输入的内容生成完美的回复。 您根本不必改变您的工作流程 – 只需将回复和撰写电子邮件的速度提高 10 倍即可。
会议结束后撰写后续电子邮件
如果写得好，后续电子邮件会非常有效。 他们总结了所发生的事情并制定了后续步骤以避免混乱。
虽然最好快速发送会议后续电子邮件，但您并不总是有时间。 一段时间后，您可能不记得所有细节。 回溯可能会有所帮助。
Backtrack 是一个不可或缺的实用程序，它可以记录计算机上发生的一切 Mac 因此您可以稍后倒带并重温会议等中的重要时刻。 现在您不必用笔记来分散自己的注意力 – 您稍后需要的所有信息都触手可及。 更重要的是，您甚至可以根据您的对话获取人工智能笔记和文字记录。
撰写电子邮件时避免常见错误
上述提示应该能让您在人工智能的帮助下快速撰写清晰有效的电子邮件。 但是，需要避免一些常见的电子邮件错误：
- 写太多电子邮件。 避免在某人回复之前向他们发送多封电子邮件，除非您正在关注他们。
- 在同一封电子邮件中讨论不同的问题。 但是，如果您需要讨论不同的主题，请发送单独的电子邮件，不要将它们合并为一封。
- 使用多种音调。 确保您的邮件语气能够引起所有收件人的共鸣，并在整个电子邮件线程中保持相同的语气。
- 未提供上下文。 如果您不确定收件人是否记得您或您的问题，请务必在第一句话中进行总结，这样他们就不必浪费时间进行研究。
正如您所看到的，制作更好的电子邮件就是遵循一些基础知识和技巧。 人工智能助手的使用也将加快这一过程。 尝试使用 Plus 进行校对和总结，使用 Elephas 从头开始编写电子邮件，使用 Canary Mail 进行快速 AI 回复，使用 Backtrack 进行过去会议的 AI 笔记。
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常问问题
如何开始一封专业的电子邮件？
电子邮件问候语中最重要的部分是称呼对方的名字。 您使用的实际问候语（例如，你好，你好，嘿）并不那么重要，取决于您的语气。
什么是好的专业电子邮件？
一封好的专业电子邮件会阐明目的、提供背景信息，并包含明确的问题或对后续步骤的确认。
什么是典型的工作电子邮件？
典型的专业电子邮件还有很多不足之处。 它通常太长、偏离主题、试图涵盖多个主题并且涉及太多人。
